Das Angebot von juristischen Datenbanken geht inzwischen über die reine Bereitstellung von Literatur und Rechtsprechung hinaus: Nahezu alle Datenbanken bieten Aktensysteme, in denen digitale Akten mandats- oder themenspezifisch angelegt und mit Dokumenten gefüllt werden können. Inhalte können einfach geteilt, zitiert und mit Notizen versehen werden. Newsletter und Monitoring-Services sorgen dafür, dass keine relevanten Neuerscheinungen oder Gerichtsentscheidungen verpasst werden. Auch die Suchfunktionen werden immer besser und genauer.
1. Richtige Nutzung der Suchfunktion von juristischen Datenbanken
Eines der wichtigsten Tools für die Arbeit mit juristischen Datenbanken ist die Suchfunktion. Eine gute Suchfunktion bzw. der richtige Umgang mit der Suchfunktion kann die Arbeit von Juristen und Juristinnen ungemein erleichtern. Allerdings muss auch eine ausgezeichnete Suchfunktion richtig genutzt werden.
Die Suchen laufen üblicherweise ähnlich ab. Der Nutzer oder die Nutzerin stellt eine Suchanfrage mit einem oder mehreren Suchbegriffen und erhält eine Trefferliste von Fundstellen – bestehend aus Urteilen, Kommentaren, Gesetzestexten und anderen Inhalten – in denen die Suchbegriffe enthalten sind. Die Dokumente sind hier nach absteigender Relevanz geordnet, sodass die ersten Suchergebnisse die passendsten Treffer darstellen.[1]
1.1 Schnellsuche
Zunächst gibt es die Schnellsuche. Die Schnellsuche ist ein zentraler Teil des Einstiegs in die jeweilige Plattform. Hier kann jeder Suchbegriff ohne weitere Einschränkung eingegeben werden und die Nutzenden erhalten ungefiltert alle Suchergebnisse, die zu diesem Stichwort passen.
1.2 Boolesche Operatoren
Durch die Anwendung von sogenannten Suchoperatoren kann eine Anpassung der Ergebnisse erfolgen. Am bekanntesten sind die Booleschen Operatoren UND, ODER, NICHT und BEI.[2]
| UND | Beide Suchbegriffe müssen im Suchergebnis auftauchen. Die Suche „Insolvenz UND BGB“ enthält alle Inhalte, in denen die Stichworte Insolvenz und BGB auftauchen. Ein Leerzeichen erfüllt die gleiche Funktion wie das ausgeschriebene UND. |
| ODER | Die Ergebnisse werden erweitert. Die entsprechende Suche „Insolvenz ODER BGB“ enthält alle Inhalte der Datenbank, die entweder je Begriff Insolvenz, BGB oder beide Begriffe nennen. |
| NICHT | Schließt Inhalte aus. Im gleichen Suchbeispiel „Insolvenz NICHT BGB“ werden nur Suchergebnisse gezeigt, die das Stichwort Insolvenz enthalten, aber nicht den Begriff BGB. Hier kann statt dem Operator NICHT auch ein Minuszeichen verwendet werden. |
| BEI | Bei der Suche „Insolvenz BEI BGB“ sollen beide Begriffe in den Ergebnissen enthalten sein und möglichst nahe beieinander vorkommen. |
1.3 Maskieren und Trunkieren
Weiterhin gibt es Platzhalterzeichen, die bei der Suche genutzt werden können. Diese Platzhalter, oder auch „Wildcards“, können zum „Maskieren“ oder „Trunkieren“ genutzt werden. Hierfür werden die Platzhalter im Wort eingefügt. Der Unterschied zwischen den Suchtechniken besteht darin, wo der Platzhalter genutzt wird. Beim Maskieren wird ein Platzhalter innerhalb des Suchbegriffes genutzt und beim Trunkieren wird dieser am Ende des Begriffes eingesetzt. Beispielsweise kann maskiert nach „I*recht“ gesucht werden. Dies würde Ergebnisse zum Insolvenzrecht generieren, aber auch Ergebnisse zum IT-Recht. Trunkiert würde „Insolvenz*“ gesucht werden. Hier würde die Trefferliste Begriffe wie Insolvenzrecht, aber auch Insolvenzordnung enthalten.
Die Zeichen, die dafür genutzt werden können, sind Sternchen (*), Fragezeichen (?), Rauten (#) oder Ausrufezeichen (!). Sternchen und Fragezeichen sind Platzhalter für eine beliebige Anzahl an Zeichen, während eine Raute für maximal ein Zeichen, also entweder kein oder ein Zeichen und ein Ausrufezeichen für genau ein Zeichen steht. Diese Platzhalter können ebenfalls genutzt werden, um Suchbegriffe zu verbinden. Hierbei haben die Platzhalter die gleiche Funktion, stehen aber für Wörter und nicht für Zeichen. Zusätzlich kann hier das Prozentzeichen (%) genutzt werden. Dies bedeutet, dass die verbundenen Suchbegriffe in einer beliebigen Reihenfolge in den Suchergebnissen auftauchen. In dieser Verwendung werden die Platzhalter als Nachbarschaftsoperatoren bezeichnet. Eine Suche mit Nachbarschaftsoperatoren könnte folgendermaßen aussehen: „Gläubiger! Schuldner“ findet Suchergebnisse mit dem Inhalt „Gläubiger und Schuldner“ oder auch „Gläubiger eines Schuldners“.
1.4 Autosuggest
Eine weitere beliebte Funktion nennt sich „Autosuggest“. Dabei werden während der Eingabe des Suchbegriffs passende Suchvorschläge gemacht. Schon die Wahl des passenden Stichwortes kann die Ergebnisse optimieren.
1.5 Erweiterte Suche und Facettieren
Ebenfalls beliebt ist die Funktion der Detailsuche bzw. erweiterten Suche. Diese Funktion bietet die Möglichkeit, die Ergebnisse bereits vor der eigentlichen Suche einzuschränken. Je nach Plattform kann genau angegeben werden, aus welchen Werken und aus welchem Jahr die Ergebnisse stammen oder welche Publikationstypen berücksichtigt werden sollen.
Ein letzter – allerdings sehr umfangreicher – Teil der Suchfunktionen ist das Facettieren. Dies bezeichnet das nachträgliche Filtern der Suchergebnisse.
Das Facettieren bietet die Möglichkeit, die Suchergebnisse einzugrenzen. Dies funktioniert ähnlich der Detailsuche, nur dass beim Facettieren meist angegeben wird, wie viele Ergebnisse es für die jeweilige Einschränkung gibt.
Tipp
Viele Anbieter juristischer Datenbanken haben eigene Hilfeseiten, die bei der optimalen Nutzung der Suchfunktion unterstützen. So erläutert z. B. juris genau, wie die Suchfunktion der Datenbank funktioniert. Auch beck-online und Wolters Kluwer Online bieten eigene Hilfeseiten.
2. Das kann die Leseanzeige
Die Leseanzeige ist die Ansicht, in der die Inhalte der jeweiligen Datenbanken eingesehen werden. Diese kann entweder auf XML/HTML- oder PDF-Basis funktionieren.
Hier gibt es einige Unterschiede. XML/HTML sind Auszeichnungssprachen, mit denen Skripte erstellt werden, die vom jeweiligen Browser interpretiert werden. Das heißt, dass die Ansicht sich je nach Browser unterscheiden kann. Eine Ansicht auf PDF-Basis stellt alle Inhalte auf die gleiche Art dar, unabhängig von Browser und Betriebssystem.
Diese Unterschiede in der Funktionsweise haben Folgen für die Nutzung in Datenbanken: Das XML/HTML-Format ist besser geeignet für die Darstellung im Web, da die Inhalte von jedem Browser individuell interpretiert und angepasst werden. Das Format PDF ist wiederum besser geeignet für das Drucken von Inhalten, da in einer PDF-Datei ein festes Layout definiert ist.[3]
Die Leseanzeige enthält oft auch eine Leiste mit Funktionselementen. Funktionselemente enthalten Schnellzugriffe für Funktionen, die in der jeweiligen Datenbank am häufigsten genutzt werden. Dies umfasst meist die Druck- und Exportfunktion, sowie das Blättern innerhalb des Dokumentes oder zwischen den Suchergebnissen.
3. Weitere nützliche Funktionen
Abgesehen von der Suchfunktion und der Leseanzeige gibt es noch einige weitere Funktionen, die das Arbeiten in einer juristischen Datenbank erleichtern.
3.1 Zitierfunktion
Viele Datenbanken bieten eine Zitierhilfe. Die Zitierfunktion erstellt zu jedem ausgewählten Text einen Quellennachweis, damit die Nutzenden Textnachweise ohne Aufwand in Dokumenten oder Schriftsätzen nutzen und einarbeiten können.
3.2 Aktensystem
Eine weitere nützliche Funktion ist das Aktensystem. Das Aktensystem bietet die Möglichkeit, Merklisten – hier Akten genannt – zu einzelnen Themen anzulegen. Diese dienen dem Sammeln, Sichern und Ordnen von Dokumenten in thematischen Akten/Listen. Da die Namensgebung üblicherweise individuell ist, kann jede Akte nach Thema, dem Aktenzeichen oder nach den Mandat:innen benannt werden. Abgesehen von den Inhalten der Datenbank können eigene Notizen und, je nach Anbieter, Dateien hinterlegt werden.
3.3 Neuerscheinungsdienste
Weiterhin gibt es Neuerscheinungsdienste. Diese sind im weitesten Sinne Newsletter. Diese Newsletter können entweder für Suchanfragen oder für einzelne Titel erstellt werden. Je nach Anbieter ist es möglich, Suchanfragen und einzelne Titel separat als Favorit zu speichern oder einen Neuerscheinungsdienst einzurichten. Hier kann entweder ein fester Rhythmus eingestellt werden, zu dem eine Benachrichtigung versendet wird, oder es wird automatisiert eine E-Mail versendet, wenn es eine Neuauflage bzw. Neuerscheinung gibt.
Tipp
Die Funktionen, die die verschiedenen juristischen Datenbanken anbieten, unterscheiden sich teilweise stark. Nähere Informationen zu den verschiedenen Funktionen der einzelnen Datenbanken finden Sie in unserem Datenbankvergleich oder noch ausführlicher in unserem Ratgeber "So gelingt die Wahl der passenden juristischen Datenbank".
So gelingt die Wahl der passenden juristischen Datenbank!
In unserem neu erschienenen Kurzratgeber vergleichen wir juristische Datenbanken näher hinsichtlich ihrer Inhalte, Suchfunktion und Besonderheiten und geben Tipps für die Auswahl und richtige Nutzung.
